Data in de horeca: 3 toepassingen voor op de vloer

Data heeft in een rap tempo een belangrijke plek opgeëist in de horeca. Een gemiddeld modern kassasysteem verzamelt een arsenaal aan data waarmee je als horecaondernemer het optimale uit jouw restaurant kunt halen.

Voorwaarde hier is wel dat je weet wat je met die nummers kunt: hoe kun je de cijfers in je kassasysteem vertalen naar een bedrijfsvoering die ervoor zorgt dat je gasten blij zijn en jij meer omzet maakt?

1. Optimaliseer je menu

Benodigde data: verkooprapporten + kostprijs gerechten 

De menukaart is de kern van je onderneming. Je wilt dan ook een juiste balans proberen te vinden tussen verrassende nieuwe gerechten en die favorieten waar je gasten voor terug blijven komen. 

Data kan je hierbij helpen: in plaats van te handelen op basis van onderbuikgevoel, kun je uit je verkooprapporten makkelijk aflezen welke gerechten het meest populair zijn onder jouw bezoekers. 

Natuurlijk vormt populariteit maar één deel van de vergelijking. Het is ook niet onbelangrijk hoe veel de populaire gerechten jou als ondernemer opleveren. Hier komt de kostprijs van ieder gerecht in beeld: als je weet wat je gerechten kosten, weet je waar voor jou de meeste winst te behalen valt. Een kleine prijsverhoging op een populair gerecht met een lage kostprijs kan een significante extra opleveren aan het einde van het jaar.

Anderzijds heb je natuurlijk ook populaire gerechten die een hogere kostprijs hebben: hier is het belangrijk om erachter te komen wat dit gerecht zo populair maakt, en of er goedkopere alternatieven zijn voor bepaalde componenten.

Misschien nog wel het belangrijkst: deze data leert je wat niet populair is onder je gasten, en op welke gerechten je weinig verdient. Zo kun je de gerechten die je zowel veel geld kosten als weinig opleveren meteen van het menu schrappen. 

2. Perfectioneer je personeelsplanning

Benodigde data: omzet- en verkooprapporten + persoonlijke accounts medewerkers

De toepassing die je uit deze data kunt halen is tweeledig: je kunt zowel kosten besparen als meer omzet genereren, door je personeel optimaal in te plannen aan de hand van data. 

Door medewerkers een eigen account toe te wijzen in je kassasysteem kun je hun prestaties inzien. Degenen met de hoogste gemiddelde transactiewaarde en gemiddeld het hoogste aantal items per transactie zijn je ‘upsellers’ - je medewerkers die de meeste inkomsten binnenbrengen. Door hen in te plannen tijdens drukke periodes (welke je ook af kunt leiden uit je verkooprapporten) haal je het maximale uit de drukte.

Houd bij het maken van deze vergelijking wel rekening met het tijdstip en de dag waarop iemand werkt: het is niet eerlijk om de cijfers van een zaterdagmiddag-medewerker één op één te vergelijken met die van iemand die de maandagochtend doet. 

Je kunt de data uit je omzet-rapporten daarnaast gebruiken om de hoeveelheid mensen die je inplant beter aan te laten sluiten bij de realiteit. Ontdek welke dagen en tijden het drukst zijn, en pas daar je personeelsplanning op aan. Op die manier gooi je geen geld weg aan overbodige personeelskosten op rustige momenten. 

3. Leer je gast kennen

Benodigde data: gegevens uit reserveringssysteem + loyalty programma

De data in je kassasysteem vertelt je meer dan waar geld vandaan komt en naartoe gaat. Het kan je ook helpen bij het effectief verbeteren van je service.

Gemiddeld spenderen gasten tot 30% meer wanneer ze een persoonlijke connectie voelen met het restaurant waar ze eten. Zo’n connectie krijg je door je gasten een zo persoonlijk mogelijke service aan te bieden, waarvoor het nodig is dat je je gasten leert kennen. Data, uiteenlopend van algemene gegevens tot specifieke voorkeuren, helpen je bij het optimaal behandelen en daardoor behouden van je gasten.

Hoe verzamel je deze benodigde data? Een reserveringssysteem kan hier een groot verschil maken: als mensen online reserveren en hierbij een aantal vragen moeten beantwoorden, kun je vanaf het moment dat ze binnenkomen een betrokken indruk maken. Eventuele allergieën of intoleranties zijn als het goed is al doorgegeven, en doordat de keuken zich hier al op heeft kunnen voorbereiden, wordt de kans op eventuele fouten een stuk kleiner.

Wil je hier nog een stap verder in gaan? Denk dan na over het implementeren van een loyaltyprogramma. Niet alleen kun je hiermee je vaste gasten belonen aan de hand van hun bezoeken, maar het is ook een handige marketingtool én verzamelt gegevens van je gasten in een overzichtelijk klantenbestand. Zo ben jij - maar ook die ene medewerker die net pas een week op de vloer staat - altijd op de hoogte van de persoonlijk voorkeuren van je gasten. 

Omzet-, verkoop-, personeels- en klantdata zijn stuk voor stuk goudmijnen die je als ondernemer snel naar omzet kunt vertalen. Verdiep jezelf in de voordelen van data voor jouw onderneming, en optimaliseer je business!