5 essentiële restaurantrapporten om uw bedrijf op de rit te houden

Bij een restaurant komt veel meer kijken dan personeel aansturen en lekker eten serveren. Een goede strategie en een zelfkritische blik zijn net zo belangrijk. Restaurantrapporten zijn de beste manier om uw bedrijf gezond te houden in een horecalandschap dat voortdurend verandert. Deze rapporten geven inzicht in hoe uw bedrijf het doet. Ook knippen ze complexe gegevens als voorraad- en loonadministratie op in overzichtelijke snapshots, die u kunt gebruiken als basis voor geïnformeerde beslissingen over uw restaurant. 

Misschien vindt u het lastig om te bepalen welke van die rapporten voor u belangrijk zijn, en welke niet. Daarom hieronder een aantal tips over het gebruik van restaurantrapporten.

Waarom kan een succesvol bedrijf niet zonder rapportage?

Voortdurend al die gegevens volgen en rapporten opstellen lijkt misschien een hele opgave, maar het levert uw restaurant ook echt iets op. Rapportage biedt inzicht in waar de problemen zitten en waar nog verbetering nodig is. Bovendien kunt u zien of u op de goede weg bent om gestelde doelen te halen. 

En gelukkig hoeft rapportage helemaal niet zo moeilijk te zijn als het klinkt. Misschien ziet u een angstwekkend scenario voor zich, waarin u zelf gegevens moet verzamelen om ze vervolgens allemaal handmatig in spreadsheets te verwerken, maar dat is verleden tijd. Een uitgebreid restaurantmanagementtool als Deliverect kan die essentiële cijfers voor u verwerken, zodat u heel snel uw eigen bedrijf beter kunt leren kennen. Door cruciale analyse en rapportage krijgt u inzicht in uw bedrijf en kunt u uw beslissingen op dat inzicht afstemmen. Bovendien is het naadloos te integreren met uw huidige kassasysteem, kunnen orders worden geautomatiseerd en nemen menselijke fouten af. 

Maar wat nu als u een gepersonaliseerde oplossing wilt die past bij uw unieke bedrijf? De meeste tools bieden uitgebreide, aanpasbare gegevens waarmee u rapporten kunt creëren die precies aansluiten op de specifieke behoeften van uw restaurant. Zo kunt u zelf kiezen welke gegevens voor het succes van uw restaurant het belangrijkst zijn en hoe frequent u deze wilt meten - per week, per maand of per kwartaal.

Maar op welke rapporten moet u nu het meest letten?

Onmisbare rapporten voor een succesvol restaurant

1. Voorraadrapporten

Na personeelskosten geven restaurants het meeste geld uit aan de inkoop van voedsel. Zicht houden op uw voorraad is dus cruciaal. Om verspilling van voedsel (en geld) in uw restaurant te voorkomen, is het verstandig om dit essentiële rapport regelmatig aan te maken. 

Met zo'n voorraadrapport beschikt u over een actuele analyse van de items die u het meest gebruikt en hoe vaak deze moeten worden aangevuld. Met deze kennis kunt u geïnformeerde, kosteneffectieve beslissingen nemen; bijvoorbeeld om groot in te kopen, over te stappen op een goedkoper alternatief of zelfs een samenwerking of deal te sluiten met een bepaalde leverancier waar u vaak afneemt.

2. Menurapporten

Als u een menu samenstelt dat elk type gast aanspreekt of perfect de geest van een specifieke keuken weerspiegelt, is dat nog geen garantie voor het succes van uw restaurant. Bij het opstellen van een menu houden restauranteigenaren en -managers vaak geen rekening met de financiële last van een speciaal gerecht op de kaart. Een hoog prijskaartje garandeert helaas niet altijd ook een hoog rendement. Die keuze voor de Chileense zeebaars kan dus wel eens slecht uitpakken. 

Als u wilt weten hoe uw menu het doet en welke gerechten uw gasten het meest waarderen, geeft een rapport per menu-item u de harde feiten. 

Dankzij menurapportage kunt u menu's samenstellen die bij uw gasten in smaak vallen, maar ook uw restaurant financieel gezond houden. Dit onmisbare restaurantrapport geeft informatie over de populariteit en winstgevendheid van elk gerecht dat u serveert. Het geeft bovendien een analyse van de huidige verkoopprijs en kosten van ingrediënten, zodat u kunt zien welke items geld kosten en welke juist geld opleveren. Met deze rapporten in de hand gooit u niet langer geld weg met menu-items die gasten niet bestellen en kunt u zich concentreren op het perfectioneren van uw meest winstgevende gerechten.

3. Verkooprapporten

Eten verkopen - dat is het hele bestaansrecht van uw restaurant! Dit is een essentieel rapport, omdat het inzicht geeft in de gezondheid van uw bedrijf. Gaat het goed of moet er iets worden veranderd of verbeterd? Goede kans dat u het antwoord vindt in uw verkooprapport. 

Een verkooprapport en een menurapport lijken misschien hetzelfde. Maar het verschil zit hem in waar ze precies over gaan. Een menurapport heeft als invalshoek voedsel en klantervaring, bijv. welke gerechten het populairst zijn en welke financiële impact ze hebben op uw bedrijf. Een verkooprapport biedt juist een kijkje achter de schermen, en geeft een beoordeling van uw activiteiten en de efficiëntie van uw bedrijfsmodel.

Verkooprapporten kunnen u helpen trends in verkoopvolume in de loop van de tijd te analyseren, de omloopsnelheid van tafels te volgen, en zelfs de kortingen te monitoren die uw bedienend personeel geeft op de maaltijd van een klant. Bij gebruik van deze rapporten zult u meteen merken dat het opsporen en verhelpen van verkoopgeralateerde pijnpunten veel eenvoudiger wordt. En bij een juist gebruik kan een verkooprapport bovendien inzicht geven in de dagen die bij klanten het meest populair zijn, en welke tijdstippen. 

4. Salarisrapporten

Uw medewerkers zijn het meest waardevolle onderdeel van uw bedrijf. Ze zijn het hart en de ziel van uw bedrijf en kunnen de klantervaring maken of breken. Ze zijn echter ook uw duurste onderdeel.

Als medewerkers consequent te vroeg inklokken of zich niet aan hun rooster houden, kunnen ze een vloeiende service verstoren en niet-begrote kosten voor uw bedrijf opleveren. Als u hier zicht op wilt houden, is het handig om alle benodigde gegevens overzichtelijk voor uw neus te hebben. Door een restaurantrapport over uw salarisadministratie te laten maken, kunt u cruciale gegevens over uw medewerkers bijhouden, zoals aanwezigheid, arbeidskosten, loonstroken, roosters en meer. 

Door monitoring en vergelijking van deze gegevens krijgt u een compleet beeld van uw financiën en ziet u of er roosterproblemen zijn die moeten worden opgelost. Uiteindelijk is het doel van elk bedrijf om meer inkomsten te genereren en dat lukt niet als uw winst weglekt door inefficiënte planning en processen.

5. Online bestellingen-rapporten

Deels door de pandemie zijn online bestellingen-rapporten de laatste tijd steeds belangrijker geworden voor het succes van een restaurant. Horecagelegenheden bieden meer dan ooit tevoren de mogelijkheid om online te bestellen en te laten bezorgen. Beide kunnen met de juiste restaurantmanagementsoftware worden gevolgd.

Online bestellingen-rapporten geven u inzicht in hoe uw klanten uw website gebruiken en hoe zij het gebruik over het gehele traject ervaren. Als klanten bijvoorbeeld consequent op de bestelpagina terechtkomen en uiteindelijk toch niet bestellen, kan het nuttig zijn om uw belasting, prijzen of omloopsnelheid eens onder de loep te nemen. 

Verder kunnen onlinerapporten waardevolle inzichten bieden in welke platformen uw klanten bezoeken, wat belangrijk is voor uw marketingstrategieën voor sociale media en inzicht geeft in wie uw klanten zijn. Ook krijgt u een beeld van op welke tijdstippen op de dag bestellingen binnenkomen, zodat u voldoende personeel kunt inplannen om de vraag aan te kunnen.

Deliverect

Weten welke restaurantrapporten u moet gebruiken, is essentieel als u bedrijfsgroei en hogere inkomsten wilt realiseren. Voor een optimale rapportage is het sterk aangeraden te investeren in restaurantmanagementsoftware zoals Deliverect. Wij zijn een omnichannelplatform dat naadloos samenwerkt met uw huidige kassasysteem, menselijke fouten beperkt, processen in de bediening en de keuken stroomlijnt en u helpt uw klanten op een uitstekende manier van dienst te zijn.

Meer weten over onze software en hoe deze uw omzet kan verhogen?  Neem meteen contact met ons op!